Viešųjų pirkimų kontrolė be chaoso ir klaidų

Klientas

Prekybos medicinine įranga lyderė, aktyviai dalyvaujanti viešuosiuose ir privataus sektoriaus pirkimuose.

Iššūkis

Informacija apie viešuosius pirkimus (VP), klientų sutartis, privačius pardavimus ir aptarnaujamą įrangą buvo išmėtyta įvairiose lentelėse, failuose, o kartais net ir darbuotojų galvose. Buvo sunku išvengti žmogiškųjų klaidų, dingdavo svarbi informacija, o komanda nuolat gaišo laiką aiškindamasi situaciją. Visa tai kėlė riziką pralaimėti svarbius konkursus ir mažino efektyvumą.

Ką padarėme

• Išsiaiškinome realius visų skyrių poreikius bei procesus ir supratome, kad tradicinis CRM netinka – reikėjo vienos paprastos ir centralizuotos sistemos, kuri užtikrintų duomenų vientisumą bei supaprastintų jų valdymą.
• Parinkome lanksčią platformą „Airtable“, kurią galima pradėti naudoti be sudėtingų mokymų ir paprastai pritaikyti prie besikeičiančių įmonės poreikių.
• Sukūrėme bendrą duomenų bazę su moduliais kiekvienam skyriui: VP, pasiūlymai, sutartys ir įrangos aptarnavimas.
• Automatizavome virš 40 užduočių: priminimai apie terminus, automatizuoti tvirtinimai, šabloninių dokumentų (pvz., pasiūlymų) generavimas, duomenų suvedimas ir informavimas tarp skyrių.
• Sutvarkėme ir perkėlėme visus senus duomenis į naują sistemą.
• Sukūrėme lengvai naudojamą KPIs dashboard’ą, kuriame realiu laiku matoma VP laimėjimo ir pralaimėjimo priežasčių statistika pagal departamentą, prekių segmentą, maržą, konkurso dydį bei kita aktuali informacija.

Rezultatai

• Mažiau darbo: automatizacijos ir visiems prieinamų duomenų dėka komanda kas mėnesį sutaupo po kelias valandas kiekvienam darbuotojui, kurias gali skirti svarbesniems darbams.
• Mažiau klaidų: dėl priminimų, atsekamumo, aiškaus proceso ir struktūros, itin sumažėjo klaidų tikimybė.‍
• Duomenimis paremti sprendimai: galimybė struktūruotai analizuoti VP rezultatus, aptarnaujamos įrangos statusą ir kt. duomenis leidžia įmonei dirbti pelningiau

‍

„Maven Labs“ padėjo sujungti skirtingų skyrių poreikius, procesus ir duomenis į vieną sistemą. Pasirinkę jų rekomenduotą no-code platformą, sutaupėme apie 3 kartus, palyginti su kitais sprendimais rinkoje.“ - Tomas Godelis, “Ilsanta” vykdomasis direktorius

‍

Įdomu, kokių rezultatų galėtumėte pasiekti jūs? Pasikalbėkime.